Frequently asked questions

Kto sa môže uchádzať o nenávratný finančný príspevok cezhraničného projektu?
V zásade sú medzi oprávnenými konečnými prijímateľmi organizácie verejnej správy a obdobné organizácie, ktoré nie sú prvotne zamerané na vytváranie zisku. Prosím informujte sa pod „kto sa môže uchádzať o nenávratný finančný príspevok?“.

Koľko partnerov je nutných pre cezhraničný projekt?
Je potrbné zabezpečiť minimálne dvoch partnerov (každý na jednej strane hranice).

Kde je možné získať cezhraničného partnera?
Vaše regionálne koordinaňé miesto Vám ochotne poradí kde a ako získať správneho partnera(ov).

Na koho sa obrátiť s projektovým návrhom?
Vaše regionálne koordinačné mieto Vám poskytne poradenstvo v tejto fáze projektu.

Akó sú stanoveně kritériá spolupráce?
V zásade existujú štyri kritériá spolupráce:

• spoločná príprava projektu
• spoločná realizácia projektu
• spoločné ľudské zdroje
• spoločné financovanie projektu

Aká je priemerná veľkosť cezhraničného projektu?
V zásade nie sú určené žiadne hranice. V jednotlivých programoch existujú však detailné pravidlá. Prosím kontaktujte sa s v rámci tejto otázky s Vaším regionálnym koordinátorom alebo so Spoločným technickým sekretariátom.

Čo je Fond malých projektov?
Fond malých projektov je len časť programu Európskej Teritoriálnej spolupráce, pri ktorom sa používajú rovnaké pravidlá ako pri „normálnych“ cezhraničných projektoch. Fond malých projektov je k dispozícii špeciálne pre malé aktivity v rozmedzí od 5.000 do 25.000 Euro v Rakúsku. Prosím obráťte sa na regionálneho koordinátora pre ďalšie informácie.

Existuje možnosť zálohového financovanie pre cezhraničné projekty?
Zálohové financovanie z finančných prostriedkov EFRE v zásade nie je možné, ale je možné že existujú iné národné pravidlá. Prosím obráťte sa na Spoločný technický sekretariát.

Ktoré výdavky sú oprávnené?
V zásade sú všetky výdavky oprávnené, ktoré spadajú do obdobia realizácie schváleného spolufinancovaného projektu. Takéto výdavky musí naprv financovať konečný prijímateľ. Výdavky sa dokumentujú a v zmysle EU nariadení a podľa národných pravidiel kontrolujú. Prosím obráťte sa na svojho regionálneho koordinátora alebo na Spoločný technický sekretariát.

Sú povolené súkromné zdroje v cezhraničných projektoch?
Súkromné zdroje sú pre realizáciu projektov potrebné, nie sú však spolufinancované.

Ktoré sú obzvlášť potrebné informácie pri finančnom manažmente cezhraničných projektov?

• Zriaďte si samostatné účty zabezpečte, aby bolo účtovníctvo jednotlivých partnerov jednoznačne a jasne od seba odddelené.
• Od začiatku realizácie projektu dbajte, aby boli finanční manažéri partnerov zapojení do implementácie projektu od začiatku a taktiež zabezpečte, aby systémy účtovníctva jednotlivých organizácií vyhovovali požiadavkám programu.
• Zabezpečte, aby sa zabezpečil funkčný kontrolný systém. Všetci partneri musia uchovávať všetky faktúry a podpornú dokumentáciu.
• Presvedčte sa, ktoré dokumenty a podklady je potrebné archivovať a majte podklady vždy updatované. Kontroly sa zvyčajne ohlasujú dva týždne vopred. Z uvedenéo dôvodu by ste mali mať všetky podklady k dispozícii. Väčšinou sa jedná práve o zmluvy a podklady k verejnému obstarávnaniu, ktoré chýbajú.
• Informujte sa o smerniciach týkajúcich sa verejného obstarávania v jednotlivých členských štátoch. Malé zákazky nemusia byť verejne obstarávané. Väčšie zákazky môžu byť predmetom obmedzeného verejného obstarávania, pričom musí byť získaný menší počet ponúk. Veľké zákazky musia byť predmetom obsiahleho verejného obstarávnia s jasnými pravidlami a procesmi. Ďalšie informácie získate od Vášho regionálneho koordinátora alebo v Spoločnom technickom sekretariáte.
• Vyhýbajte sa nejasným miestam: Niekedy sa dostane človek do pokušenia, obísť resp. ohnúť pravidlá a odporúčania týkajúce sa programu nesprávne interpretovať. Ak ste si neistí, informujte sa u regionálneho koordinátora alebo na Spoločnom technickom sekretariáte a dodržiavajte ich odporúčania.
• Vo Vašich správach uvádzajte len také výdavky, ktoré spadajú pod realizáciu uvedeného projektu. Musíte byť schopní jasne doložiť, že všetky výdavky spadajú skutočne pod projekt a že boli skutočne vyplatené a nevyhnutné pre relizáciu projektu .

Čo znamená viesť dokumentáciu?
Natriadenia ako aj programové dokumenty upozorňujú na nevyhnutnosť vedenia „riadnej dokumentácie“. Jednoducho povedané jedná sa o postupy, ktoré doložia, ako bolo využité každé jedno EURO programového rozpočtu. Na začiatok stačí, aby boli zbierané faktúry dodaných tovarov a služieb a archivované až po dobu troch rokov po formálnom ukončení celého programu (do 31.01.2019 pre nové programy), keďže až do tohto času môže byť vykonaná kontrola niektorého z európskych kontrolných miest.
Existujú samozrejme aj také výdavky, na ktoré neexistujú žiadne individuálne faktúry. Prevádzkové náklady sú jedným z príkladov takýchto výdavkov, keďźe u uvedených výdavkov, sa na projekt vzťahuje len malá časť faktúry napr. za kúrenie. V uvedenom prípade musia byť predložené dostatočne dôkazné podklady, ktoré dokladujú časť oprávnených nákladov, ak keď v prípade rôznych členských štátov a programov sa aplikujú rôzne pravidlá.
Nestačí len preukázať, že finančné prostriedky boli skutočne vynaložené. V mnohých prípadoch je potrebné predložiť dôkazy, že sa prihliada na princíp efektivity vynaložených prostriedkov. Najbežnejším pravidlom je, že sa získaním viacerých ponúk doloží, že boli zabezpečené opatrenia na porovnanie najlacnejšieho dodávateľa.
V zásade sú pre zabezpečenie kontrolných mechanizmov potrebné originálne podklady. V rámci nových programov jednotlivé členské štáty stanovia národné štandardy ohľadne dokladovania a zabezpečovanie kópií, elektronickéj dokumentácie alebo iných spôsobov. Pokiaľ podklady nie sú k dispozícii, nemôžu byť príslušné výdavky certifikované. Základné pravidlo znie: Pokiaľ nie je možné aktivitu zdokladovať, neuskutočnila sa!

Ako dodržiavať pravidlá o informovanosti a publicite?
Konečnˇy prijímateľ musí všetky verejné materiály posielať na Spoločný technický sekretariát. Materiály by mali byť v zásade dvojjazyčné a obsahovať EU-/ETZ-Logo so štandardnou vetou „Projekt je spolufinancovaný z Európskeho fondu pre regionálny rozvoj ...“). Prosím obráťte sa na Spločný technický sekretariát ohľadne detailných usmernení.
Výsledky projektu by mali byť zozbierané a využité na to, aby mohli byť disseminované v širšom kruhu.
Najvhodnejšie zvolené kanály pre PR aktivity také, ktoré sú vhodne zvolené v závislosti od cieľových skupín, najčastejšie sú to však tieto:

• - podujatia (konferencie, výstavy, workshopy, semináre...)
• médiá
• webstránky
• informačné brožúry a prospekty
• podujatia a publikácie

Získavanie výsledkov by malo byť popísané v pracovnom balíku (workpackage) „Publicita“ a od začiatku by malo byť jasne rozpočtované. Dosiahnutie cieľov informovanosti a publicity by sa malo posudyovať s rovnakou dôležitosťou ako aj iné indikátory výstupov projektu.

Ako sa ukončuje projekt?
Ukončenie projektu je poslednou fázou realizácie projektu. Uzatvorenie projektu pozostáva z dvoch pararlelných aktivít: Ukončenie projektu a predloženie posledného zúčtovania a následnej platby.
Základné postupy pri uzatvorení projektu sú:

• Zber vštekých dokumentov: prvý krok pri uzatvorení projektu je zber všetkých oficiálnych projektových podkladov.
• Zostavenie záverečnej správy projektu: na to, aby konečný prijímateľ dostal záverečnú platbu, musí predložiť záverečnú správu projektu.
• Zhrnutie (Executive Summary): Táto správa sa použije pre účel práce s verejnosťou a má informovať a zabezpečovať publicitu o výstupoch a výsledkoch projektu.
• Hodnotenie dosiahnutých výsledkov vo vzťahu k stanoveným cieľom v zmysle žiadosti.
• Doklad o tom, že výsledky boli diseminované a takisto o tom, že sa plánujú ďalšie následné aktivity.
• Evaluácia partnerstva: programy môžu konečnú fázu projektu využiť na to, aby získali informácie o hodnotení partnerstva zo strany Lead Partnera.

Kedy sa musia všetky projektové aktivity ukončiť?
Konečný dátum projektu je stanovený v zmluve, a zakladá sa na informáciách zo žiadosti. Všetky aktivity sa musia v rámci stanoveného času zrealizovať. Všetky služby a tovary sa musia zabezpečiť v rámci projektu, realizácia platieb by však mala byť umožnená aj po oficiálnom ukončení projektu. Obráťte sa prosím na regionálneho koordinátora alebo na Spoločný technický sekretariát ohľadne časových limitov pre platby.

Aké povinnosti zostávajú po skončení projektu?
Aj keď program obdržal záverečnú správu k projektu a boli zrealizované aj posledné platby, môže byť projekt ešte kontrolovaný druhostupňovou kontrolou (Second Level Control), kontrolórmi Komisie alebo Európskeho Dvora Audítorov. Všetky záznamy o projekte musia byť archivivané tri roky po formálnom skončení programu (teoreticky to znamená do konca roka 2019). Pokiaľ sa počas uvedenej kontroly zistia problémy alebo nedostatky vo vedení dokumentácie, budú sa finančné prostriedky žiadať späť z organizácií partnerstva. Treba si uvedomiť, že sa často stáva, že osoby, ktoré by mohli informovať o projektových aktivitách resp. objasniť konkrétne body, už dávno pre danú organizáciu nepracujú. Záverečná dokumentácia by preto mala byť v takom stave (vedenie dokumentácie a záverečná správa), aby aj nový personál mohol podať uspokojivé vysvetlenie.

Všeobecná poznámka:
Nespoliehajte sa prosím na to, že všetko robíte správne, pretože máte dostatok informácií z projektov spolufinancovaných EU (Komisiou, s rámcovými projektami alebo v iných programoch). Európske programy teritoriálnej spolupráce majú odlišné pravidlá. Kontaktujte Spločný technický sekretariát a Vášho regionálneho koordinátora a buďte s nimi v kontakte počas celej realizácie projektu .

Predchádzajúca strana | nasledujúca strana