Pogosta vprašanja

Kdo lahko zaprosi za finančno podporo za čezmejne projekte?
Prijavitelji za izvajanje nedobičkonosnih projektov so navadno javne in poljavne institucije.  Več o tem na strani: »Kdo lahko zaprosi za finančno podporo projektov?«

Koliko partnerjev mora sodelovati pri čezmejnem projektu?
Najmanj dva partnerja (z vsake strani meje po eden).

Kako najti partnerje za čezmejni projekt?
Pri iskanju projektnih partnerjev vam bo z veseljem pomagalo pristojno regionalno koordinacijsko telo.

Kam poslati prvo projektno idejo?
Pristojno regionalno koordinacijsko telo vam bo pomagalo v vsaki fazi projekta.

Kakšna so merila za sodelovanje?
Načeloma obstajajo štiri merila sodelovanja:

• skupni razvoj,
• skupno izvajanje,
• skupno osebje,
• skupno financiranje.

Kakšna je povprečna velikost čezmejnih projektov?
Načeloma velikost ni omejena.  Toda v posameznih programih so navedene podrobne določbe.  Prosim, posvetujte se o tem s pristojnim regionalnim koordinacijskim telesom ali Skupnim tehničnim sekretariatom.

Obstaja možnost predhodnega financiranja čezmejnih projektov?
Predhodno financiranje iz ESRR ni mogoče, lahko pa obstajajo nacionalne določbe. V zvezi s tem se obrnite na pristojni Skupni tehnični sekretariat.

Kateri izdatki so upravičeni?
Načeloma so upravičeni vsi izdatki, ki nastanejo v okviru in med potekom odobrenega sofinanciranega projekta.  Vendar pa mora izdatke najprej kriti projektni partner.  Izdatki se dokumentirajo in preverijo v skladu z določbami EU in nacionalnimi določbami.  Če želite več informacij, se obrnite na pristojno regionalno koordinacijsko telo ali na Skupni tehnični sekretariat.

Je zasebno financiranje čezmejnih projektov dovoljeno?
Zasebna sredstva so za izvedbo čezmejnih projektov potrebna, vendar jih ni mogoče sofinancirati.

Kateri so še posebej koristni napotki o upravljanju finančnih sredstev v čezmejnih projektih?

• Imejte ločene račune za projektni proračun ali vsaj zagotovite, da imajo knjigovodski sistemi partnerjev jasno in razločno delitev specifikacij stroškov projekta.
• Že od začetka sodelujte z upravitelji partnerjevih finančnih sredstev. Zagotovite, da knjigovodski sistem organizacije ustreza zahtevam programa.
• Zagotovite, da obstaja revizijska sled. Vsi partnerji so dolžni shraniti vse račune in vso dokumentacijo.
• Pozanimajte se, katere dokumente in dokumentacijo ste dolžni shraniti, in imejte zadeve tekoče urejene. Finančne kontrole se navadno najavijo le dva tedna vnaprej. Zato je dobro, če imate vso dokumentacijo pripravljeno. Največkrat manjkajo pogodbe in dokumentacija o javnih naročilih.
• Pozanimajte se o smernicah in nacionalnih pravilih za javna naročila v posameznih državah partnerjev. Javni razpis ni potreben za manjša naročila. Večja naročila so lahko predmet omejenega javnega razpisa, pri čemer je potrebno le manjše število ponudb. Velika naročila morajo biti predmet obsežnega javnega razpisa z jasnimi pravili in potekom. Če želite več informacij, jih dobite pri pristojnem regionalnem koordinacijskem telesu ali pri Skupnem tehničnem sekretariatu.
• Preprečite siva področja: včasih nas nekoliko zamika, da bi pravila prilagodili ali programska priporočila napačno interpretirali. Še enkrat! Če o nečem niste popolnoma prepričani, se pozanimajte pri pristojnem regionalnem koordinacijskem telesu ali Skupnem tehničnem sekretariatu in upoštevajte vsa priporočila.
• V finančno poročilo vključite le izdatke, ki so dejansko nastali v okviru izvajanja projekta. Treba je jasno dokazati, da so vsi navedeni izdatki tudi dejansko nastali in bili izplačani ter da so bili za izvedbo projekta tudi potrebni.

Kaj je revizijska sled?
Uredbe in mnogi drugi dokumenti programa opozarjajo, da je treba imeti »revizijsko sled«. Poenostavljeno to pomeni, da je treba dokazati porabo vsakega posameznega evra iz programskega proračuna.  Večinoma zadostuje, da zbirate vse račune o dostavljenih izdelkih in opravljenih storitvah ter jih shranjujete do treh let po formalnem koncu programa (do 31.1.2019 za nove programe), ker bodo do takrat možne finančne kontrole, ki jih bodo opravljali evropski revizijski organi.
Seveda obstajajo nekateri izdatki, za katere niso na voljo individualni računi.  Nazoren primer za take izdatke so recimo stroški obratovanja, ker se na primer samo manjši del računa za ogrevanje pokriva iz projekta. V tem primeru je treba predložiti ustrezno dokumentacijo z dokazno močjo za delež vrednosti, pri čemer imajo različne države in programi različna določila o obliki takih dokumentov.
Vedno ne zadostuje le dokaz, da se je denar tudi dejansko porabil. V mnogih primerih so potrebna dokazila, da so bila tudi upoštevana načela stroškov in koristi.  Najbolj običajne zahteve so, da se z več primerjalnimi ponudbami dokaže, da je bil izbran najugodnejši ponudnik.
Načeloma je za revizijsko sled potrebna izvirna dokumentacija. V okviru novih programov bodo posamezne države določile nacionalne standarde o obliki in značilnostih kopij, elektronskih dokumentov in drugih formatov.  Če ti dokumenti niso na voljo, se zadevni izdatki ne priznavajo.  Osnovno pravilo se glasi: česar ni mogoče dokazati, se tudi ni zgodilo!

Kakšna so pravila za stike z javnostjo?
Projektni nosilci morajo vso gradivo, namenjeno za objavo, poslati Skupnemu tehničnemu sekretariatu.  Gradivo mora biti na splošno dvojezično in mora vsebovati logotip EU oz. ETS s standardnim pripisom (»Projekt sofinancira ESRR«).  Za več podrobnosti o smernicah se, prosim, obrnite na Skupni tehnični sekretariat.
Rezultate projekta je treba objavljati in uporabiti tako, da bodo dostopni širšemu krogu.
Najprimernejši promocijski kanali se seveda razlikujejo glede na ciljno skupino, toda najobičajnejši so:

• prireditve (konference, razstave, delavnice, seminarji …);
• mediji;
• spletne strani;
• informacijske brošure in zloženke;
• programske prireditve in publikacije

Oglaševanje rezultatov je treba predvideti v paketu »komunikacija« in že od vsega začetka primerno vključiti v proračun.  Doseganje ciljev stika z javnostjo je enako pomembno kakor izpolnjevanje drugih meril uspeha.

Kako se projekt zaključi?
Zaključek projekta je zadnja faza procesa izvajanja.  Zaključek vsebuje dve vzporedni dejavnosti: zaključek projektnih dejavnosti ter oblikovanje zadnjega zahtevka za povračilo in izplačilo sredstev.
Osnovni koraki zaključka projekta so:

• zbiranje vseh dokumentov, povezanih s projektom: prvi korak zaključka projekta je zbiranje celotne uradne pisne dokumentacije o projektu. Izdelava zaključnega poročila: za prejem zadnjih plačil je treba predložiti zaključno poročilo o projektu;
• povzetek projekta: ta se lahko uporablja za objavo ter mora predstaviti dejavnosti in rezultate projekta; - vrednotenje doseženih rezultatov v primerjavi z zastavljenimi cilji v prijavi;
• dokazilo o tem, kako bodo rezultati predstavljeni širšem krogu in kakšni so načrti za nadaljnje dejavnosti;
• ocena partnerstva: programi lahko fazo zaključka projekta uporabijo, da prosijo vodilnega partnerja za splošno oceno partnerstva .

Kdaj morajo biti vsa projektna dela zaključena?
Datum zaključka projekta se določi v pogodbi in temelji na informacijah, navedenih v prijavi.  Vse dejavnosti je treba izpeljati v roku, določenem za trajanje projekta.  Vse dejavnosti morajo potekati med trajanjem projekta, toda plačila naj bi bila mogoča tudi po uradnem zaključku projekta.  V zvezi z roki za plačila se, prosim, obrnite na pristojno regionalno koordinacijsko telo ali Skupni tehnični sekretariat.

Katere obveznost obstajajo tudi po zaključku projekta?
Čeprav je program sprejel zaključno poročilo in nakazal zadnja plačila, lahko poteka še drugostopenjski nadzor projekta, nadzor, ki ga izvajajo revizijski organi Evropske komisije ali Evropskega računskega sodišča.  Vsa dokazila in vso dokumentacijo v zvezi s projektom je zato treba hraniti do treh let po formalnem prenehanju projekta (teoretično do leta 2019). Če revizijski organi v sklopu preverjanja odkrijejo težave ali vrzeli v revizijski sledi, bodo partnerske organizacije zahtevale vrnitev finančnih sredstev.  Upoštevajte, prosim, da se lahko zgodi, da so osebe, ki bi lahko projektne dejavnosti obrazložile ali pojasnile, že dolgo pred preverjanjem zapustile organizacijo.  Zaključni dokumenti (revizijska sled in zaključno poročilo) morajo torej biti sestavljeni tako, da lahko novo osebje predloži vsa potrebna pojasnila.

Splošno opozorilo:

Prejšnja stran | naslednja stran