Frequently asked questions

Chi può presentare domanda di finanziamento per un progetto transfrontaliero?
Di norma si tratta di istituzioni pubbliche o di enti di interesse pubblico intenzionati a realizzare attività senza fine di lucro. Consultare anche il capitolo Chi può presentare domanda di finanziamento?

Quanti partner sono necessari per un progetto transfrontaliero?
Sono richiesti almeno due partner (uno per ciascun lato del confine).

Dove posso trovare partner per un progetto transfrontaliero?
Il vostro ufficio regionale di coordinamento sarà lieto di aiutarvi nella ricerca di partner di progetto idonei.

A chi mi devo rivolgere per presentare la prima idea di un progetto?
Il vostro ufficio regionale di coordinamento vi assisterà in ogni fase del progetto.

Quali sono i criteri di cooperazione?
I criteri fondamentali di cooperazione sono quattro:

• elaborazione congiunta
• attuazione congiunta
• personale condiviso
• finanziamento congiunto

Che dimensione hanno di norma i progetti transfrontalieri?
Fondamentalmente non vi sono limiti. I singoli programmi prevedono, tuttavia, disposizioni dettagliate. Contattate a tale proposito il vostro ufficio regionale di coordinamento o il STC.

Che cos’è il Fondo per i piccoli progetti (SPF)?
L’SPF (Small Project Fund) rientra nel programma di cooperazione territoriale europea e soggiace alle stesse regole che valgono per tutti gli altri progetti transfrontalieri. Esso è destinato in particolare ad iniziative di piccole dimensioni condotte in Austria comprese tra i 5.000 ed i 25.000 euro. Per maggiori informazioni rivolgetevi al vostro URC.

Sussiste la possibilità di ottenere un anticipo sui finanziamenti per i progetti transfrontalieri?
Nell’ambito del FESR non è possibile ottenere anticipi sui contributi, tuttavia possono venirvi in aiuto eventuali normative nazionali. Contattate in proposito il STC competente per la vostra area.

Quali sono le spese ammissibili?
In linea di massima sono ammissibili tutte le spese sostenute nell’ambito e per la durata di un progetto cofinanziato approvato. In un primo momento le spese vengono finanziate dal partner di progetto. Le spese vanno documentate e ed esaminate in conformità alle normative comunitarie e nazionali. Chiedete maggiori informazioni al vostro URC o STC.

Sono ammessi i contributi finanziari privati nell’ambito dei progetti transfrontalieri?
I finanziamenti privati sono essenziali per la realizzazione di progetti transfrontalieri, tuttavia non sono eleggibili ai fini del cofinanziamento.

Quali consigli risultano particolarmente utili in tema di gestione finanziaria di progetti transfrontalieri?

• prevedete conti bancari separati per il budget del progetto o, per lo meno, accertatevi che i sistemi contabili dei partner permettano di distinguere chiaramente i costi di progetto;
• coinvolgete fin dall’inizio i manager finanziari dei partner ed accertatevi che il sistema contabile dell’organizzazione sia conforme ai requisiti del programma;
• assicuratevi di aver instaurato una pista di controllo funzionante. Ogni partner dovrà conservare tutte le fatture e la documentazione delle spese;
• informatevi su quali siano i documenti ed i materiali da mettere agli atti e tenete sempre aggiornata la vostra documentazione. Gli eventuali controlli vengono di solito notificati con sole due settimane di anticipo. Per tale evenienza assicuratevi di avere sempre tutta la documentazione a portata di mano. Gli atti che mancano più di sovente sono in genere i contratti e la documentazione riguardante i bandi pubblici;
• informatevi delle direttive che regolano i bandi pubblici vigenti negli stati partner. Per incarichi di piccola entità non è necessario indire un bando. Per incarichi maggiori si può procedere ad un bando ristretto nell’ambito del quale basta richiedere un numero di offerte ridotto. Opere di grande entità devono, invece, essere oggetto di un bando pubblico su vasta scala, corredato di regolamento e norme procedurali. Per informazioni più dettagliate rivolgetevi al vostro ufficio regionale di coordinamento o al STC;
• evitate le ambiguità. A volte si cede alla tentazione di “modulare” una regola o di interpretare scorrettamente una raccomandazione del programma. Si ribadisce che, in caso di incertezza, è meglio chiedere chiarimenti all’ufficio regionale di coordinamento o al STC e che, in ogni caso, bisogna attenersi alle raccomandazioni;
• nel rapporto vanno incluse esclusivamente le spese che sono effettivamente state sostenute nell’ambito della realizzazione del progetto. Dovrete, infatti, essere in grado di dimostrare chiaramente che tutte le spese indicate sono state non solo realmente effettuate e sborsate, ma che erano anche necessarie per la realizzazione del progetto.

Cosa si intende per pista di controllo?
I regolamenti e molti altri documenti del programma fanno riferimento alla necessità di istituire una “pista di controllo”. In parole povere ciò vuol dire che è necessario dimostrare come sia stato impiegato ogni singolo euro del budget fornito dal programma. Di norma è sufficiente raccogliere le fatture relative a forniture di prodotti e servizi e conservarle per tre anni a partire dalla conclusione formale del programma (quindi fino al 31.01.2019 per i nuovi programmi). Fino a questa data, infatti, sono ancora possibili controlli da parte degli organi di revisione dell’UE. Esistono, naturalmente, spese per le quali non si dispone di fatture specifiche. Ne sono un esempio i costi di esercizio: il progetto, infatti, coprirà soltanto una piccola parte di una bolletta del riscaldamento. In questo caso sarà necessario fornire una documentazione sufficiente atta a comprovare la percentuale della spesa attribuita al progetto. Va, tuttavia, considerato che, a seconda degli stati e dei programmi, vigono norme diverse per quanto concerne le caratteristiche di tali documenti. Non sempre è sufficiente dimostrare che il denaro è stato effettivamente speso. In molti casi è richiesta anche una prova che alla base della spesa vi sia stato un calcolo in termini di costi-benefici. La richiesta più sovente è quella di dimostrare che si sia provveduto ad individuare l’offerente più conveniente confrontando più offerte. Fondamentalmente per la pista di controllo è necessaria la documentazione originale. Per quanto concerne i nuovi programmi, saranno i singoli stati a stabilire standard nazionali relativi ai necessari requisiti di copie, documenti elettronici o documenti sotto altro formato. Nel caso in cui tali documenti non siano disponibili le relative spese non verranno riconosciute. Qui vale la massima: se non è possibile dimostrarla, la cosa non ha mai avuto luogo!

Quali regole valgono in termini di pubbliche relazioni?
Il promotore del progetto deve inviare tutti i materiali destinati al pubblico al STC. Questi dovranno essere bilingui e presentare il logo dell’UE/CTE corredato da una scritta standard (“Il presente progetto è stato cofinanziato dal FESR…”). Per indicazioni più dettagliate contattare il STC.

I risultati del progetto dovranno essere divulgati e messi a disposizione di altre cerchie di utenti.

Quali siano i canali di divulgazione più efficaci dipende, naturalmente, dal gruppo di destinatari, tuttavia, nella maggior parte dei casi si tratterà di:

• manifestazioni (conferenze, mostre, workshop, seminari...)
• mass media
• siti web
• opuscoli e dèpliant
• manifestazioni nell’ambito del programma e pubblicazioni

La divulgazione dei risultati dovrà essere contemplata nella sezione “Comunicazione” del progetto e dotata fin dall’inizio di un budget adeguato. Il conseguimento degli obiettivi nell’ambito delle pubbliche relazioni dovrà rivestire la stessa importanza degli altri criteri di valutazione del successo del progetto.

Come si conclude il progetto?
La conclusione del progetto rappresenta l’ultima fase del processo di attuazione. Essa consta di due momenti paralleli: il completamento delle attività legate al progetto e la presentazione dell’ultima richiesta di finanziamento con le relative erogazioni.
Le tappe fondamentali della fase conclusiva sono:

• raccolta di tutta la documentazione di progetto. Il primo passo è quello di mettere insieme tutti i documenti ufficiali relativi al progetto.
• redazione del rapporto finale. Per ottenere gli ultimi contributi è necessario trasmettere il rapporto finale sul progetto.
• sintesi (Executive Summary). La sintesi viene utilizzata a fini divulgativi e deve illustrare il lavoro svolto ed i risultati ottenuti.
• valutazione dei risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati e descritti nel modulo di domanda.
• nota sulle modalità di diffusione dei risultati come anche sulle eventuali attività di follow-up previste.
• valutazione del partenariato: i responsabili del programma potrebbero utilizzare la fase di conclusione del progetto per chiedere al Lead Partner una valutazione generale sul rapporto di partenariato.

Quando si deve porre fine ad ogni attività nell’ambito del progetto?
Il termine ultimo per la realizzazione del progetto viene fissato nel contratto sulla base delle informazioni fornite nel modulo di domanda. Tutte le attività dovranno pertanto essere state ultimate entro il termine di durata del progetto stabilito. Le prestazioni dovranno essere state attivate entro la scadenza; i pagamenti, invece, dovranno essere possibili anche dopo la fine ufficiale. Contattate il vostro URC o il STC in merito al termine ultimo per i pagamenti.
Quali obblighi sussistono ancora dopo la conclusione del progetto?
Anche qualora il programma abbia approvato il rapporto finale e provveduto agli ultimi pagamenti è possibile che il progetto venga sottoposto ad una verifica di secondo grado (Second Level Control) da parte dei revisori della Commissione o della Corte dei Conti. Tutti i documenti ed il materiale relativo al progetto vanno pertanto conservati per altri tre anni dopo la conclusione ufficiale del programma (in teoria, quindi, fino al 2019). Qualora, nel corso di tali verifiche, si rivelassero errori o mancanze nella pista di controllo, le organizzazioni partner saranno tenute a restituire i contributi in oggetto. È importante considerare l’eventualità che, al momento di queste verifiche, le persone in grado di dare delucidazioni e fare precisazioni sui fatti potrebbero già da tempo aver abbandonato l’organizzazione. Gli atti delle fasi finali del progetto (pista di controllo e rapporto finale) vanno, dunque, stilati in modo tale che anche un eventuale nuovo addetto sia in grado di fornire le spiegazioni richieste.

Nota importante:

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