Ön itt van: Home \ Szolgáltatás \ Gyakran ismételt kérdések és válaszok
3. Célkitűzés – Határon Átnyúló Együttműködés
Ausztria – Magyarország 2007-2013
website: INTERACT
The project Iq-Train is funded by INTERACT - http://www.interact-eu.net

 

LAK

The Iq-Train Secretariat is provided by the Lower Austrian State Academy, http://www.noe-lak.at

Gyakran ismételt kérdések és válaszok

Ki pályázhat határon átnyúló projekt támogatására?
A pályázók általában a közszférához tartozó, vagy azzal azonos elbírálás alá eső nem nyereségorientált intézmények. Bővebb információért kattintson ide: „Ki folyamodhat támogatásért?“.

Hány partner szükséges határokon átnyúló projekthez?
Legalább két partner (a határ mindkét oldaláról egy-egy).

Hol találok partnert határokon átnyúló projekthez?
A területileg illetékes Regionális Koordinátorok szívesen segítenek Önnek partnert találni.

Hova forduljak az első projektötlettel?
A területileg illetékes Regionális Koordinátorok a projekt minden egyes fázisában segítenek Önnek.

Melyek az együttműködési kritériumok?
Alapvetően négy együttműködési kritérium van:

  • közös fejlesztés
  • közös megvalósítás
  • közös személyzet
  • közös finanszírozás
Minden projekt az itt felsorolt négy kritérium közül legalább kettőnek meg kell, hogy feleljen. A kritériumokra vonatkozó bővebb információért kattintson ide: „Vezető partner elv”.

 

Mi a vezető partner, valamint a partnerek szerepe egy határon átnyúló hatású projektben?
A partnerek formális feladatai Vezető Partner Partner
Projektfejlesztés és pályázás A partnerek tevékenységét koordinálja. Megírja és benyújtja a pályázatot. A projekt és a pályázati anyag közös egyeztetése.
Társfinanszírozás Meggyőződik, hogy minden partner rendelkezik a társfinanszírozást biztosító nyilatkozattal, valamint biztosítja a saját részéről a társfinanszírozást. A társfinanszírozás biztosítása határidőre, illetve a társfinanszírozási nyilatkozatot rendelkezésre bocsátása a pályázati dokumentumok benyújtásáig.
Szerződések VP írja alá az ERFA támogatási szerződést (Subsidy Contract) a program és a projekt között. VP elkészíti a partnerségi megállapodást (Partnership Agreement), mely rögzíti többek között a projekt pénzügyi lebonyolításának kereteit és a jogosulatlan kifizetés visszatérítésének szabályait. Ehhez mintát az IH és a KTT szolgáltat. Minden egyes partnernek alá kell írni a partnerségi megállapodást, melyben kötelezik magukat arra, hogy teljesítik az egyeztetett feladatokat, valamint pénzügyi kötelezettségeket.
Megvalósítás Noha az általános felelősséget a VP viseli, minden partner aktívan részt kell, hogy vállaljon a megvalósításból. Minden partner felelős a pályázati formanyomtatványban és a partnerségi megállapodásban rögzített, rá háruló tevékenységek elvégzéséért.
Pénzügyek és jelentések VP garantálja, hogy az egyes partnerek költségeit a területileg illetékes első szintű ellenőrzés (ESZE) igazolta, valamint, hogy a kiadások kizárólag a pénzügyi tervben a jóváhagyott tevékenységekhez kapcsolódnak.
Noha a felelősség megoszlik a partnerek között, a VP általános felelősséggel tartozik a pénzügyeket és az előrehaladási jelentéseket illetően.		 Minden partner felelős kiadásainak az illetékes ellenőrök által történő igazolásáért, s biztosítja, hogy ezen igazolások és egyéb dokumentumok határidőre rendelkezésre állnak.
Kifizetések VP fogadja a programtól a támogatást és továbbítja a partnereknek.  
Szabálytalanságok Amennyiben a partnerek kiadásaival kapcsolatban szabálytalanság történt, a VP-nek vissza kell fizetnie a támogatást. A VP ezt a követelést továbbterheli az érintett partnerre. Ausztriában az Alkotmány 15a cikkelyének értelmében az a programrégió kell, hogy visszafizesse a pénzt, ahol a szabálytalanság történt. Minden partner felelős a költségvetés rá eső részét érintő szabálytalanság(ok)ért.

Milyen méretűek általában a határon átnyúló projektek?
Elvileg nincsenek határok, az egyes programokban azonban lehetséges, hogy külön szabályozzák a projektméretet. Kérjük, vegye fel a kapcsolatot a területileg illetékes RK-val, vagy a KTT-vel.

Mi a Kisprojekt Alap (KPA)?

A KPA az Európai Territoriális Együttműködési program része, melynél ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a többi határon átnyúló projektek esetében. A KPA elsősorban a kisebb, 5 000 és 25 000 € közötti méretű projekteket támogatja. Kérjük, bővebb információért forduljon a területileg illetékes RK-hoz.

Van lehetőség határon átnyúló projektek esetén előfinanszírozásra?
Nincs lehetőség ERFA előfinanszírozásra, azonban hazai források terhére lehetséges ettől eltérő nemzeti szabályozás. Lépjen kapcsolatba az adott KTT-vel.

Mely kiadások támogathatóak?
Alapvetően minden olyan kiadás jogosult támogatásra, mely a támogatott projekthez kapcsolódóan annak lebonyolítása során felmerül. Ezeket a projektpartnereknek kell előfinanszírozniuk. A kiadásokat megfelelően dokumentálni, s az EU, valamint nemzeti jogszabályoknak megfelelően ellenőrizni kell. Kérjük, forduljon a területileg illetékes RK-hoz, vagy a KTT-hez.

Felhasználhatóak privát pénzügyi források a határon átnyúló projektekben?
Privát pénzügyi források szükségesek ugyan határon átnyúló projektekhez, de ezekhez nem kapcsolódik társfinanszírozás.

Milyen további tanácsokat érdemes figyelembe venni határon átnyúló hatású projektek pénzügyi lebonyolítása során?

  • Hozzon létra külön (al)számlát a projekt költségvetéséhez, de legalább biztosítsa, hogy a partnerek könyvelési rendszerei a projekt költségeit világosan és egyértelműen elválasztják.
  • Vonja be a partnerek pénzügyi menedzsereit a kezdetektől fogva. Biztosítsa, hogy a szervezet könyvelési programja megfelel a program követelményeinek.
  • Biztosítsa a működőképes ellenőrzési nyomvonal meglétét. Minden partner köteles megőriznie az összes számlát és dokumentumot.
  • Győződjön meg arról, hogy mely dokumentumok archiválandóak, s tartsa aktáit mindig naprakészen. Az ellenőrzéseket általában két héttel előre bejelentik, éppen ezért minden dokumentumot tartson készenlétben. Leggyakrabban szerződések és közbeszerzési eljárások dokumentációja szokott hiányozni
  • Tájékozódjon a partnerországokban érvényes közbeszerzési szabályokról. Kisebb megbízásokat nem kell közbeszereztetni, nagyobbak esetében zárt körű ajánlatkérésre lehet szükség, korlátozott számú ajánlat bekérésével. Adott értékhatár felett átfogó, meghatározott szabályokkal és lebonyolítási renddel bíró közbeszerzési eljárás lebonyolítására van szükség. Bővebb információt kaphat területileg illetékes RK-tól, vagy a KKT-től.
  • Kerülje a gyanús helyzeteket: bár előfordulhat, hogy kísértést érez a szabályok és a programhoz kapcsolódó javaslatok laza, vagy tág értelmezésére, esetleg nem tudja, hogyan kell az egyes szabályokat értelmezni, bármilyen bizonytalanság esetén, forduljon a területileg illetékes RK-hoz, vagy a KTT-hez és tartsa magát a tőlük hallottakhoz.
  • Csak olyan kiadásokat szerepeltessen a jelentésében, amelyek a projekt végrehajtása során ténylegesen felmerültek. Képesnek kell lennie arra, hogy igazolja, minden egyes költség ténylegesen felmerült, kifizetésre került és a projekthez elengedhetetlenül szükséges volt.

Mi az ellenőrzési nyomvonal?
A rendelkezések, valamint a többi programdokumentum is utal az „ellenőrzési nyomvonal” létrehozásának szükségességére. Egyszerűen fogalmazva ez azt jelenti, hogy a költségvetés minden egyes eurója kapcsán tudnia kell bizonyítani, hogy miképpen költötte el azt. Általában elegendő a beszerzett termékek és igénybevett szolgáltatások számláinak gyűjtése, s ezek megőrzése a program formai zárását követő három évig (2019. 01. 31. az új programok esetében), hiszen eddig áll fenn az európai ellenőrző hatóságok által végzett ellenőrzés lehetősége.
Vannak természetesen kiadások, melyekre nincsenek egyedi számlák. Ilyenek például az üzemeltetési költségek, hiszen a projektből egy adott pl. fűtési számla csak egy kis része finanszírozható. Ebben az esetben a támogatásra jutó részt kell megfelelő dokumentumokkal alátámasztani. Az egyes tagállamokban és programokban eltérő rendelkezések lehetségesek ezek dokumentálására.
Nem mindig elegendő annak a bizonyítása, hogy a pénzt ténylegesen elköltötte. Többnyire azt is tanúsítani kell, hogy a költséghatékonyság elvét betartotta. A legjobb ajánlat kiválasztását legegyszerűbben alternatív ajánlatok bekérésével lehet biztosítani.
Az ellenőrzési nyomvonal biztosításához általában eredeti dokumentumok szükségesek. Az új programok esetében az egyes tagállamok határozzák meg a másolatok, elektronikus dokumentumok vagy egyéb formátumok elfogadhatóságának szabályait. Amennyiben ezek a dokumentumok nem állnak rendelkezésre, úgy a kiadások sem ismerhetőek el. Alapszabály a következő: ami nem bizonyítható, az nem létezett!

Hogyan kell a nyilvánosságra vonatkozó követelményeknek megfelelni?
A projektgazda minden nyilvánosságnak szánt dokumentumot el kell, hogy küldjön a KTT-nek. Ezek általában kétnyelvűek kell, hogy legyenek, valamint fel kell tűntetni az EU és a program logóját a következő szabvány mondattal (”A projekt az ERFA társfinanszírozásával jött létre…”). Kérjük, vegye fel a kapcsolatot a KTT-vel a részletes szabályokat illetően.
A projekt eredményeit közzé kell tenni, illetve a tágabb nyilvánosság számára is hozzáférhetővé kell tenni.
A legmegfelelőbb reklámcsatornák célcsoportonként változnak ugyan, de általában a következők:

  • Rendezvények (konferenciák, kiállítások, műhelyfoglalkozások, szemináriumok …)
  • Média
  • Weblapok
  • Információs kiadványok és prospektusok
  • Programrendezvények és publikációk

Az eredmények közzétételét a „kommunikáció” munkacsomagban a kezdetektől tervezni, s ennek megfelelően a költségvetésben is szerepeltetni kell. A nyilvánosságra vonatkozó tevékenységek céljainak elérése ugyanolyan fontos, mint a projekt többi sikerkritériumának elérése.

Hogyan zárul a projekt?
A projektzárás a végrehajtási szakasz utolsó része. A zárás két, párhuzamos tevékenységet takar: a projekttevékenységek befejezését, valamint az utolsó fizetési kérelmek benyújtását, majd kifizetését.
A projektzárás alapvető lépései:

  • - Projektdokumentáció begyűjtése: a projektzárás első lépése az összes hivatalos projektfeljegyzés begyűjtése.
  • Zárójelentés elkészítése: az utolsó kifizetéshez a projekt zárójelentését el kell küldeni.
  • Összefoglalás (Executive Summary): ez használható a nyilvánossági követelmények teljesítéséhez is, s a projekt eredményeit hivatott ismertetni.
  • Az elért célok értékelése a pályázatban kitűzött célokhoz képest.
  • Annak bemutatása, hogyan fogják a projekt eredményeit a tervezett további tevékenységek során terjeszteni.
  • Partnerség kiértékelése: A programok a projektzárás fázisát arra használhatnák, hogy a vezető partnert a partnerség általános értékeléséről kérdezzék.

Mikor kell befejezni a projekttevékenységeket?
A projekt záró dátuma a szerződés része, s a pályázati formanyomtatványban szereplő adatokon alapszik. Minden tevékenységet ezen meghatározott futamidőn belül kell megvalósítani. A teljesítés is ezen időszakban kell, hogy megtörténjen, fizetés azonban a hivatalos zárás után is lehetséges. Kérjük, a kifizetések határidejét illető kérdések kapcsán vegye fel a kapcsolatot a területileg illetékes RK-val, vagy a KTT-vel.

Milyen kötelességei vannak a projektgazdáknak a projektzárás után?
Bár a program elfogadta a zárójelentést és a megtörtént a zárókifizetés, a projektet még mindig ellenőrizheti a második szintű ellenőrzés (Second Level Control), a Bizottság, vagy az Európai Számvevőszék biztosai. A projekthez kapcsolódó bizonylatokat és egyéb dokumentumokat éppen ezért a program hivatalos zárása utáni három évig meg kell őrizni (vagyis 2019-ig). Amennyiben az ellenőrzési nyomvonal során problémákat, vagy hiányosságokat fedeznek fel, úgy az érintett támogatást visszakérik a partnerszervezetektől. Gondoljon arra is, hogy azok a személyek, akik magyarázattal szolgálhatnának a projekttevékenységek kapcsán, talán már évekkel az ellenőrzés előtt elhagyták a szervezetet. A záró dokumentumokat (ellenőrzési nyomvonal és zárójelentés) ezért úgy kell összeállítani, hogy annak alapján az új személyzet is magyarázattal szolgálhasson.

Általános információ:
Ne bízzon abban, hogy mindent jól csinál, csak mert korábban szerzett már tapasztalatokat támogatott határokon átnyúló hatású projektek kapcsán (a Bizottsággal, egyes célkitűzéshez kapcsolódó programokban, vagy más hasonló területen). Az ETE programok szabályozása más. Vegye fel a kapcsolatot a KTT-vel és a területileg illetékes RK-val, s maradjon velük végig kapcsolatban .

|

Oldalkezdés