Frequently asked questions

Wer kann um Förderung für ein grenzüberschreitendes Projekt ansuchen?
In der Regel sind die AntragstellerInnen öffentliche und öffentlichkeitsnahe Institutionen, welche die jeweiligen Aktivitäten nicht gewinnorientiert umsetzen. Bitte schlagen Sie auch unter Wer kann um Projektförderung ansuchen? nach.

Wie viele PartnerInnen sind für ein grenzüberschreitendes Projekt nötig?
Mindestens zwei PartnerInnen sind nötig (einer von jeder Seite der Grenze).

Wo kann ich PartnerInnen für ein grenzüberschreitendes Projekt finden?
Ihre Regionale Koordinierungsstelle hilft Ihnen gerne bei der Suche nach passenden ProjektpartnerInnen.

Wohin mit einer ersten Projektidee?
Ihre Regionale Koordinierungsstelle hilft Ihnen in jeder Phase Ihres Projekts weiter.

Welche sind die Kooperationskriterien?
Grundsätzlich gibt es vier Kooperationskriterien:

• gemeinsame Entwicklung
• gemeinsame Umsetzung
• gemeinsame Personalbesetzung
• gemeinsame Finanzierung

Was ist die durchschnittliche Größe von grenzüberschreitenden Projekten?
Grundsätzlich gibt es keine Grenzen. In den einzelnen Programmen existieren jedoch detaillierte Regelungen. Bitte setzten Sie sich dahingehend mit Ihrer Regionalen Koordinierungsstelle oder dem GTS in Verbindung.

Was ist der Kleinprojektefonds (KPF)?

Gibt es die Möglichkeit einer Vorfinanzierung für grenzüberschreitende Projekte?
EFRE-Vorfinanzierung ist nicht möglich, allerdings kann es nationale Regelungen geben. Kontaktieren Sie dahingehend das jeweilige GTS.

Welche Ausgaben sind förderfähig?
Grundsätzlich sind alle Ausgaben, die im Rahmen und während der Laufzeit eines bewilligten kofinanzierten Projekts anfallen, förderfähig. Diese Ausgaben sind zunächst von den ProjektpartnerInnen zu decken. Die Ausgaben werden dokumentiert und entsprechend der EU-Regelungen und nationalen Regelungen geprüft. Bitte wenden Sie sich an Ihre RK oder an das GTS.

Sind private Finanzbeiträge für grenzüberschreitende Projekte erlaubt?
Privatmittel sind für die Umsetzung von grenzüberschreitenden Projekten nötig, werden aber nicht kofinanziert.

Welche sind besonders hilfreiche Hinweise hinsichtlich des Finanzmanagements von grenzüberschreitenden Projekten?

• Richten Sie getrennte Konten für das Projektbudget ein oder stellen Sie zumindest sicher, dass die Buchhaltungssysteme der PartnerInnen die Projektkosten klar und deutlich trennen können.
• Beziehen Sie die FinanzmanagerInnen der Partnerorganisationen von Beginn an mit ein. Stellen Sie sicher, dass das Buchhaltungssystem der Organisationen mit den Programmanforderungen konform geht.
• Stellen Sie sicher, dass ein funktionierender Prüfpfad eingerichtet wurde. Sämtliche PartnerInnen müssen alle Rechnungen und Dokumente aufbewahren.
• Vergewissern Sie sich, welche Dokumente und Unterlagen zu archivieren sind und halten Sie ihre Akten auf dem letzten Stand. Kontrollen werden üblicherweise nur zwei Wochen im Vorhinein angekündigt. Sie sollten daher sämtliche Unterlagen griffbereit haben. Zumeist sind es Verträge und Unterlagen über öffentliche Ausschreibungen, die fehlen.
• Informieren Sie sich über die Richtlinien für öffentliche Ausschreibungen in den einzelnen Partnerstaaten. Kleine Aufträge müssen nicht ausgeschrieben werden. Größere Aufträge können Gegenstand einer beschränkten Ausschreibung sein, wobei eine kleinere Anzahl von Angeboten angefordert werden muss. Große Aufträge müssen Gegenstand einer umfassenden öffentlichen Ausschreibung mit klaren Regeln und Abläufen sein. Informationen zu erhalten Sie von Ihrer Regionalen Koordinierungsstelle oder vom GTS.
• Vermeiden Sie Grauzonen: Zuweilen kommt man in Versuchung, Regeln zu biegen und Programmempfehlungen falsch zu interpretieren. Nochmals, falls Sie sich unsicher sind, fragen Sie Ihre Regionale Koordinierungsstelle oder das GTS und halten Sie sich an die Empfehlungen.
• Nehmen Sie ausschließlich Ausgaben in Ihren Bericht auf, die im Rahmen der Umsetzung des Projekts tatsächlich angefallen sind. Sie müssen in der Lage sein, klar darzulegen, dass alle angegebenen Ausgaben auch tatsächlich angefallen sind und ausbezahlt wurden und diese für die Umsetzung des Projekts nötig waren.

Was ist der Prüfpfad?
Die Verordnungen und viele weitere Programmdokumente weisen auf die Notwendigkeit der Einrichtung eines „Prüfpfads“ hin. Einfach gesagt bedeutet das,  dass nachgewiesen werden muss, wie jeder einzelne EURO des Programmbudgets verwendet wurde. Zumeist genügt es, die Rechnungen für gelieferte Produkte und Dienstleistungen zu sammeln und diese bis drei Jahre nach dem formalen Ende des Programms zu archivieren (bis 31.01.2019 für die neuen Programme), da es bis dahin die Möglichkeit einer Kontrolle durch europäische Prüfstellen gibt.
Es gibt natürlich einige Ausgaben, für die keine individuellen Rechnungen zur Verfügung stehen. Betriebskosten wären ein Beispiel für solche Ausgaben, da das Projekt ja lediglich einen kleinen Teil z.B. einer Heizungsrechnung bezahlt. In diesem Fall müssen entsprechend beweiskräftige Unterlagen für den anteiligen Wert vorgelegt werden, wobei verschiedene Staaten und Programme entsprechend unterschiedliche Regelungen über die Beschaffenheit solcher Dokumente haben.
Es genügt nicht immer zu beweisen, dass das Geld auch tatsächlich ausgegeben wurde. In vielen Fällen bedarf es eines Nachweises, dass auch Kosten-Nutzen Prinzipien beachtet wurden. Die gängigsten Anforderungen sind, durch Einholung mehrerer Vergleichsangebote, nachzuweisen, dass es Maßnahmen zur Eruierung des/der günstigsten AnbieterIn gegeben hat.
Grundsätzlich sind für den Prüfpfad originale Unterlagen nötig. Im Rahmen der neuen Programme werden die einzelnen Staaten nationale Standards über die nötige Beschaffenheit und Eigenschaften von Kopien, elektronischen Dokumenten oder anderen Formaten festlegen. Falls diese Dokumente nicht verfügbar sind, so werden die entsprechenden Ausgaben nicht anerkannt. Die grundlegende Regel lautet: Ist es nicht zu beweisen, so hat es auch nicht stattgefunden!

Wie werden die Regeln für die Öffentlichkeitsarbeit befolgt?
Der/die ProjektträgerIn muss alle öffentlichen Materialien an das GTS schicken. Diese sollten generell zweisprachig sein und das EU-/ ETZ-Logo mit einem Standardsatz („Dieses Projekt wurde vom EFRE kofinanziert...“) aufweisen. Bitte kontaktieren Sie das GTS für detaillierte Richtlinien.
Ergebnisse des Projekts sollten beworben werden und dafür verwendet werden, die Ergebnisse einem weiteren Kreis verfügbar zu machen.
Die am besten geeigneten Werbekanäle variieren natürlich je nach Zielgruppe, die üblichen sind jedoch:

• Veranstaltungen (Konferenzen, Ausstellungen, Workshops, Seminare...)
• Medien
• Websites
• Informationsbroschüren und Faltprospekte
• Programmveranstaltungen und Publikationen

Die Bewerbung der Ergebnisse sollte im Arbeitspaket „Kommunikation“ berücksichtigt sein und von Beginn an entsprechen budgetiert sein. Das Erreichen der Ziele der Öffentlichkeitsarbeit sollte gleich wichtig eingestuft werden wie andere Erfolgskriterien.

Wie wird das Projekt abgeschlossen?
Der Projektabschluss ist die letzte Phase im Umsetzungsprozess. Der Abschluss beinhaltet zwei parallele Aktivitäten: Die Beendigung der Projektaktivitäten und die Durchführung der letzten Beitragsanforderung und der Auszahlungen.
Die grundlegenden Schritte zum Projektabschluss sind:

• Sammlung aller Projektdokumente: Der erste Schritt im Projektabschluss ist das Zusammentragen aller offiziellen Projektaufzeichnungen.
• Erstellen des Endberichts: Um die letzten Zahlungen zu erhalten, muss der Endbericht des Projekts übermittelt werden.
• Zusammenfassung (Executive Summary): Diese wird auch für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet und sollte die Leistungen und Ergebnisse des Projekts bewerben.
• Bewertung der erreichten Ergebnisse in Relation zu den gesetzten Zielen laut Antragsformular.
• Nachweis darüber, wie die Ergebnisse verbreitet werden sollen sowie über geplante Folgeaktivitäten.
• Evaluierung der Partnerschaft: Programme könnten die Phase des Projektabschlusses dazu nutzen, die Lead Partner-Organisation hinsichtlich einer allgemeinen Evaluierung der Partnerschaft zu befragen.

Wann müssen alle Projektarbeiten gestoppt werden?
Das Enddatum des Projekts wird im Vertrag festgelegt, basierend auf den Informationen aus dem Antragsformular. Alle Aktivitäten müssen innerhalb dieser festgelegten Projektlaufzeit umgesetzt werden. Leistungen müssen innerhalb der Projektlaufzeit bereitgestellt werden, Zahlungen sollten jedoch auch nach dem offiziellen Ende möglich sein. Bitte kontaktieren Sie Ihre RK oder das GTS bezüglich der Zeitlimits für Zahlungen.
Welche Pflichten bestehen noch nach dem Projektabschluss?
Obwohl das Programm den Abschlußbericht angenommen hat und die letzten Zahlungen getätigt hat, kann das Projekt immer noch von der Prüfung zweiten Grades (Second Level Control), den PrüferInnen der Kommission oder dem Europäischen Rechnungshofs überprüft werden. Alle Projektaufzeichnungen und Dokumente müssen daher bis drei Jahre nach dem formalen Programmende aufbewahrt werden (theoretisch bedeutet das bis 2019). Wenn im Rahmen dieser Prüfungen Probleme oder Lücken im Prüfpfad entdeckt werden, so werden die betreffenden Finanzmittel von den Partnerorganisationen zurückverlangt werden. Beachten Sie bitte, dass es vorkommen kann, dass Personen, die die Projektaktivitäten erklären und klarstellen könnten, die Organisation bereits lange vor diesen Überprüfungen verlassen haben. Die Abschlussaufzeichnungen (Prüfpfand und Endbericht) sollten daher so gefertigt sein, dass neues Personal solche Erklärungen liefern können.

Allgemeiner Hinweis:

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