Frequently asked questions

Kdo může požádat o podporu přeshraničního projektu?
Žadateli jsou zpravidla veřejnoprávní a jim rovnocenné subjekty, neziskově realizující dané aktivity. Další informace naleznete zde: „Kdo může žádat o podporu projektu?“.

Kolik partnerů je potřeba pro přeshraniční projekt?
Nutní jsou alespoň dva partneři (z každé strany hranice jeden).

Kde mohu najít partnera pro přeshraniční projekt?
Váš Regionální subjekt Vám rád pomůže při hledání vhodných partnerů projektu.

Kam s prvním námětem na projekt?
Váš Regionální subjekt Vám v každé fázi Vašeho projektu poradí a dále pomůže.

Jaká jsou kooperační kritéria?
V zásadě existují čtyři kooperační kritéria:

• společný vývoj
• společná realizace
• společné personální zajištění
• společné financování

Všechny projekty musejí splňovat alespoň dvě z těchto kritérií. Další informace ohledně kritérií získáte zde: „Princip Hlavního příjemce“.

Jaká je průměrná velikost přeshraničních projektů?
V zásadě žádné hranice neexistují. V jednotlivých programech je však tato otázka detailně upravena. Proto se v této záležitosti obraťte na Váš Regionální subjekt nebo Společný technický sekretariát.

Co je to Fond malých projektů (FMP)?

Existují možnosti předfinancování přeshraničních projektů?
Předfinancování projektu z ERDF není možné, tato oblast však může být upravena národními pravidly. Kontaktujte příslušný Společný technický sekretariát.

Jaké výdaje jsou způsobilé?
V zásadě jsou způsobilé všechny výdaje, realizované v rámci a během doby realizace schváleného spolufinancového projektu. Tyto výdaje musí nést nejprve partner projektu. Tyto výdaje jsou dokumentovány a v souladu s předpisy EU a s národními předpisy kontrolovány. Prosím, obraťte se na Váš Regionální subjekt nebo na Společný technický sekretariát.

Jsou povoleny soukromé příspěvky na přeshraniční projekty?
Soukromé prostředky jsou pro realizaci přeshraničních projektů nutné, nejsou však spolufinancovány.

Na co dávat pozor při finančního managementu přeshraničních projetků?

• založte oddělené účty pro rozpočet projektu nebo alespoň zajistěte, aby účetní systémy partnerů dokázaly jasně a zřetelně odlišit náklady projektu.
• zapojte od začátku finanční manažery partnerů. Zajistěte, aby byl účetní systém organizace konformní s požadavky programu.
• zajistěte zřízení funkční pomůcky pro audit. Všichni partneři musejí archivovat veškeré dokumenty a účetní doklady.
• zjistěte si, které dokumenty a podklady je nutno archivovat a udržujte Vaše akta v aktuálním stavu. Kontroly jsou zpravidla ohlašovány pouze dva týdny předem. Proto byste měli mít veškeré podklady po ruce. Většinou chybí smlouvy a podklady pro veřejná výběrová řízení.
• informujte se o směrnicích, které se týkají veřejných výběrových řízení v jednotlivých partnerských zemích. Na malé zakázky není třeba vypisovat výběrová řízení. Větší zakázky mohou být předmětem omezeného výběrového řízení, přičemž je potřeba získat menší počet nabídek. Na velké zakázky je třeba vypisovat obsáhlá veřejná výběrová řízení s jasnými pravidly a procesy. Informace k tomuto tématu obdržíte od Vašeho Regionálního subjektu nebo od Společného technického sekretariátu.
• zamezte „šedivým zónám“. Občas se dostaví pokušení, „ohýbat“ pravidla a špatně interpretovat doporučení programu. Opakujeme, pokud si nejste jisti, obraťte se na Váš Regionální subjekt nebo Společný technický sekretariát a držte se doporučení.
• Do své zprávy zahrňte výlučně výdaje, realizované skutečně pouze v rámci realizace projektu. Musíte být schopni jasně deklarovat, že veškeré Vámi uvedené výdaje byly také skutečně realizovány a proplaceny a že byly pro realizaci projektu potřebné.

Co je to pomůcka pro audit?
Nařízení a řada další dokumentů programu poukazuje na nutnost zřízení „pomůcky pro audit“. Jednoduše řečeno to znamená, že je nutno doložit, jak bylo každé jednotlivé Euro z rozpočtu programu použito. Většinou stačí shromažďovat faktury za dodané výrobky a služby a archivovat je po dobu do tří let po formálním ukončení programu (do 31.1.2019 pro nové programy), protože do té doby existuje možnost kontroly evropskými kontrolními orgány.

Samozřejmě, že existují i některé výdaje pro něž nejsou k dispozici žádné individuální faktury. Příkladem takovýchto výdajů jsou provozní výdaje, protože projekt platí malou část například nákladů na vytápění. V tomto případě musí být předloženy průkazné podklady k hodnotě tohoto podílu, přičemž jednotlivé státy a programy mají rozdílná ustanovení o charakteru těchto dokumentů.

Ne vždy stačí prokázat, že peníze byly skutečně vydány. V řadě případech je nutno doložit dodržení principu nákladů – užitku. Mezi běžné požadavky patří doložit na základě vícero srovnatelných nabídek, že existovala opatření pro zjištění nejvýhodnější nabídky.

Pro pomůcku pro audit jsou zapotřebí originály podkladů. V rámci nových programů si jednotlivé státy stanoví národní standarty charakteru a kvality, které musí kopie, elektronické dokumenty nebo jiné formáty splňovat. Pokud takové dokumenty k dispozici nejsou, neubudou odpovídající výdaje uznány. Základní pravidlo zní: Nelze – li skutečnost doložit, pak tato skutečnost nenastala!

Jak je to s pravidly pro práci s veřejností?
Nositel projektu je povinen zasílat veškeré zveřejňované materiály Společnému technickému sekretariátu. Ty by měly být zásadně dvoujazyčné, nést logo EU / Evropské teritoriální spolupráce a standardní větu („Tento projekt je spolufinancován z ERDF...").. Pro detailní směrnice kontaktujte, prosím, Společný technický sekretariát.
Výsledky projektu by měly být propagovány a poskytnuty širšímu okruhu.
Nejvhodnější propagační nástroje jsou samozřejmě různé dle cílové skupiny, mezi běžné však patří

• Akce (konference, výstavy, workshopy, semináře...)
• Média - Internetové stránky
• Informační brožury a letáky
• Akce v rámci programu a publikace

Propagace výsledků by měla být zohledněna v pracovním celku "Komunikace“ a od začátku odpovídajícím způsobem rozpočtována. Dosažení cílů práce s veřejností by mělo být zařazeno na stejnou úroveň jako ostatní kritéria úspěchu.

Jak bude projekt ukončen?
Ukončení projektu je poslední fází realizačního procesu. Ukončení projektu obsahuje dvě paralelní aktivity: Ukončení aktivit projektu a realizace posledních požadavků a plateb. Základními kroky při ukončení projektu jsou:

• shromáždění všech dokumentů projektu: Prvním krokem ukončení projektu je shromáždění všech oficiálních záznamů k projektu.
• zpracování závěrečné zprávy: Aby bylo možno obdržet poslední platbu, musí být předána závěrečná zpráva.
• shrnutí (Executive Summary): Toto shrnutí bude použito rovněž pro práci s veřejností a mělo by propagovat výkony a výsledky projektu.
• hodnocení dosažených výsledků v relaci ke stanoveným cílům dle formuláře žádosti.
• doklad toho, jak mají být výsledky dále šířeny a o následných aktivitách, které jsou plánovány.
• Evaluace partnerství: Programy by mohly fázi ukončení projektu využít k dotazům na Hlavního příjemce ohledně obecné evaluace partnerství .

Kdy musí být zastaveny veškeré práce na projektu?
Konečné datum projektu je stanoveno ve Smlouvě a vychází z informací uvedených v žádosti. Během této stanovené doby realizace projektu musí být veškeré aktivity realizovány. Výkony musí být poskytovány během doby realizace projektu, platby by však měly být možné i po oficiálním ukončení. Ohledně časových limitů pro platby se, prosím, obraťte se na Váš Regionální subjekt nebo na Společný technický sekretariát.

Jaké povinnosti ještě po ukončení projektu existují?
I když Program přijal závěrečnou zprávu a provedl poslední platbu, existuje stále možnost kontroly ze strany kontroly druhého stupně (Second Level Control), kontrolorů Evropské komise nebo Evropského účetního dvora. Proto je nutno veškeré záznamy a dokumenty k projektu archivovat po dobu do tří let po formálním ukončení programu (teoreticky to znamená do roku 2019). Pokud budou v rámci těchto kontrol zjištěny nedostatky v pomůcce pro audit, budou příslušné finanční prostředky zpětně požadovány od partnerských organizací. Pozor – nezapomeňte, že se může stát, že osoby, které by mohly objasnit aktivity projektu, opustí organizaci dlouho před těmito kontrolami. Závěrečné dokumenty (pomůcka pro audit a závěrečná zpráva) by proto měly být zpracovány tak, aby informace mohl poskytnout nový personál.

Obecná poznámka:
Nespoléhejte se na to, že vše uděláte dobře, protože již máte zkušenosti se spolufinancovanými projekty (s komisí, rámcovým programem a dalšími). Programy Evropské teritoriální spolupráce podléhají jiným pravidlům. Kontaktujte Společný technický sekretariát a Váš Regionální subjekt a udržujte tento kontakt po celou dobu realizace projektu.

Předchozí stránka | následující stránka