Durchführungsstrukturen und Projektzyklus ('Wer & Wann?')

Bis jetzt haben Sie einiges über Eigenschaften, Kriterien etc. Ihres Projekts gehört, die bei der Antragstellung wichtig sind. Nun sollen folgende Fragen geklärt werden:

• Welche sind die wichtigsten AkteurInnen und Institutionen während des Projektlebenszyklus (=zeitliche Gliederung in größere Abschnitte, von der Antragstellung bis zum Projektabschluss) und wie kann Ich diese kontaktieren?
• Was sind deren Verantwortungs- und Aufgabenbereiche?
• Welche sind wann besonders wichtig für die Antragstellung, Vertragsschließung, Kontrolle und Auszahlungen an Ihr Projekt?
• Wie sind die Finanzflüsse organisiert?

Hier finden Sie detaillierte Informationen über die eingebundenen Stellen sowie über die

• administrativen Strukturen
• und den Projektlebenszyklus.

Die für Sie als Projektträger besonders wichtigen AkteurInnen sind hier unterstrichen. Details zu Adressen, Telefonnummern etc. finden Sie im Kapitel 'Service' des Programms AT-HU.

• Die Verwaltungsbehörde (VB) ist verantwortlich für das Management und die Umsetzung des operationellen Programms. Sie vollzieht die Kontrolle der anderen AkteurInnen und berichtet direkt an die Europäische Kommission. Die VB erstellt zudem standardisierte Abrechnungssysteme und ist für das gesamte Finanzmanagement verantwortlich. Die VB informiert die Lead Partner-Organisation über Genehmigung oder Abweisung des Projektantrags und ist Vertragspartner für die EFRE-Mittel.
• Das Gemeinsame Technische Sekretariat (GTS) unterstützt die VB bei der Erstellung von standardisierten Vorlagen und Instrumenten. Das GTS prüft die Projektanträge und Berichtet der VB.
• Das Zentrale Monitoring System (ZMS) sammelt die Monitoringdaten und stellt diese der VB, den Regionalen Koordinierungsstellen (siehe unten) sowie der Europäische Kommission zur Verfügung.
• Die Regionalen Koordinierungsstellen (RK) sind Ihre wichtigsten AnsprechpartnerInnen und kümmern sich um das Management auf Projektebene. Deren Aufgaben sind:
  • Information über das Programm und Ausschreibungen für Projektideen in Zusammenarbeit mit der VB;
  • Einholen von Projektkonzepten von möglichen Lead Partner-Organisationen und Weiterleitung an das GTS;
  • Diskussion der Projektideen, Kohärenzprüfung und Feedback an die AntragstellerInnen;
  • Einholen erster Antragsentwürfe und allgemeine Prüfung vor der Genehmigung;
  • Diskussion der Projektanträge mit den relevanten Institutionen und Qualitätsprüfung;
  • Anerkennung von Projektänderungen in Zusammenarbeit mit dem  GTS;

  Die Hauptaufgaben der Projektprüfung (First Level Control - FLC) sind:

  • Kontrolle und Zertifizierung der Ausgaben der Partnerorganisationen
  • Inhaltsbericht in nationaler Sprache (in Zusammenarbeit mit den RKs)
  • „Vor-Ort“ Kontrolle des Projekts
• Die Bescheinigungsbehörde (BB) legt die Fördermittel fest und bescheinigt diese gegenüber der Europäischen Kommission. Die Prüfbehörde (PB) bestätigt das effektive Management des Kontrollsystems.
• Die EFRE-Zahlstelle (ZS) zahlt die Fördermittel an die Lead Partner (LP)-Organisation aus.
• Der gemeinsame Begleit- und Lenkungsausschuss (GBLA) wählt Projekte aus anhand der Entscheidung über den EFRE-Beitrag sowie der nationalen Kofinanzierung aus Ungarn für ungarische PartnerInnen. Der nationale Beitrag ist direkt mit dem EFRE-Beitrag verbunden.
• Die Lead Partner (LP)-Organisation erhält die Fördermittel von der Zahlstelle und verteilt diese and die weiteren ProjektpartnerInnen. Die LP-Organisation kontrolliert zudem die sachgemäße Verwendung des Budgets und ist für die Umsetzung des Gesamtprojekts verantwortlich. Die LP-Organisation ist weiters die einzige Berichterstatterin und Kontaktstelle gegenüber dem GTS bzw. der VB: Sie sammelt die Berichte der einzelnen PartnerInnen und übermittelt sie an das GTS.

Alle hier aufgelisteten AkteurInnen interagieren im Laufe der verschiedenen Phasen eines Projekts, dem sogenannten Projektlebenszyklus. Dieser ist hier von der Antragstellung bis zur Vertragsunterzeichnung sowie von der Projektprüfung bis zum Projektabschluß dargestellt. Sie finden einige der benötigten Antrags- und Dokumentvorlagen im Kapitel 'Service'.

Abbildung: Projektlebenszyklus (von Antragstellung zur Vertragsunterzeichnung)

Abbildung: Projektlebenszyklus (von der Projektprüfung bis zum Projektabschluss)

Quelle: Ziel 3 Grenzüberschreitende Zusammenarbeit Programm Österreich-Ungarn 2007-2013

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